行政嘱託員（自治会長）の情報提供について

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最終更新日：2024年12月25日

行政嘱託員（自治会長）の情報提供について

　自治会と市との連絡調整を円滑に行うため、各自治会及び地区に行政嘱託員の配置をお願いしており、行政嘱託員からご提出いただいた情報をもとに名簿を作成しております。

　この行政嘱託員名簿の記載事項のうち、嘱託員の氏名、住所、電話番号などは個人情報にあたります（公人ではありません）。

　地域振興課では、「個人情報の保護に関する法律」等に基づきこの名簿の運用・管理を行い、行政嘱託員（各自治会）の情報提供に係る手続を、令和5年1月1日以降、次のとおり変更しております。

※行政嘱託員とは‥‥

　市との円滑な連絡調整を図るため、各自治会に1名配置。市広報紙等の配布・回覧や市の事業に関する地域住民と市との連絡調整などの業務を担っている。

(1)　情報提供の申請方法

　Ａ．地域振興課窓口での申請　または　Ｂ． FAX申請　または　Ｃ．オンライン申請　のいずれかの方法で申請してください。

※令和5年1月1日以降、電話での問い合わせについては対応できません。
※FAX、オンライン申請の場合、原則翌開庁日での提供となりますので、お急ぎの場合はＡの窓口申請をお願いします。

申請～提供手順

Ａ．地域振興課
窓口での申請

(1)窓口にて「行政嘱託員情報提供申請書」と
　必要な添付書類を提出
※「行政嘱託員情報提供申請書」は
　こちらからダウンロードできます。

(2)地域振興課で申請内容等を審査

(3)行政嘱託員情報提供用紙にて、
　地域振興課職員より提供

Ｂ．FAX申請

(1)「行政嘱託員情報提供申請書」と
　必要な添付書類を地域振興課の
　FAX番号（0776-20-5733）へ送信
※「行政嘱託員情報提供申請書」は
　こちらからダウンロードできます。

(2)地域振興課で申請内容等を審査

(3)地域振興課職員より提供、
　申請者のFAX番号に対し回答
　(原則、翌開庁日)

Ｃ．オンライン
申請

(1)オンライン申請フォームにより申請

※申請フォームはこちらです。

(2)地域振興課で申請内容等を審査

(3)地域振興課職員より提供、
　申請者のメールアドレスに対し回答
　(原則、翌開庁日)

(2)　情報提供可能な範囲

　以下の(1)～(5)の場合に限り、情報提供を行います。
　ただし、行政嘱託員より事前に個人情報の提供に関する同意が得られていない方の情報については、原則提供できません。（「個人情報の保護に関する法律」に規定がある場合は除く）

※公的書類等に記載を求められている行政嘱託員が不同意の場合は、提出先の各行政機関にお問合せください。

提供可能な場合

　(1)　自治会への加入又は退会に関して問い合わせがあったとき

　(2)　ごみ集積所の使用や設置に関して問い合わせがあったとき

　(3)　市等の公的書類への許可や同意に関して問い合わせがあったとき

　(4)　道路や建築物の工事に際し、事前許可や説明に関して問い合わせがあったとき

　(5)　土地の境界確認の立ち合いや、法定外公共物の占用申請に関して問い合わせがあったとき　

※(3)～(5)の場合には、工事概要や工事場所を示した地図や公的書類の写真、ファイルデータ（道路使用許可申請書、土地境界確認申請書、開発行為の施行同意書など）を申請の際に添付してください。

※ごみ集積所の使用や設置に関する申請は、トラブルの原因となるような苦情等の連絡を除きます。
※工事に関する申請の場合は、工事概要がわかる書類や、工事場所を示した地図などを添付してください。(概要のみで結構です。)
※提供しないことで地域住民の健康や生活環境が著しく損なわれるおそれがあるなどの場合には、地域振興課までご相談ください。

提供可否のフロー図

フロー図

注意事項

・必要な範囲の情報のみ申請してください。また、申請内容によっては、提供できない場合があります。
・申請者情報については、市に対して行政嘱託員から情報提供依頼者についての問い合わせがあった場合に、必要な範囲で情報提供します。
・不適正な申請(虚偽の内容による申請や不必要な情報提供依頼など)が発覚した場合には、当該申請者だけでなく、今後の情報提供自体が困難になる場合がありますので、厳に慎んでください。